Regulamin Meranti dla przedsiębiorców

1. Usługodawca i zakres umowy

KMW SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, Aleja Armii Ludowej 6/164, 00-571 Warszawa, Polska; NIP 7010659980, KRS 0000660453; Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; kapitał zakładowy 5 000,00 PLN; e-mail: legal@meranticloud.pl.

Meranti jest usługą internetową dla przedsiębiorców, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Umowa obejmuje wyłącznie plan i funkcje wskazane w zamówieniu: Faktury Free, Faktury Standard, Trasy Free, Trasy albo TMS Full, lub indywidualnie uzgodniony zakres. Trasy obejmują Faktury Free; Faktury Standard wymagają odrębnego zamówienia, chyba że klient wybiera TMS Full, który je zawiera. Nazwa planu nie rozszerza jego uzgodnionych funkcji i limitów. Umowa nie obejmuje automatycznie innych usług wykonywanych przez KMW, w szczególności przewozu, spedycji, prowadzenia ksiąg, doradztwa podatkowego, prawnego ani usług płatniczych. Ich świadczenie wymaga odrębnej umowy.

2. Zawarcie umowy i okres próbny

Przed rejestracją klient może przeczytać i pobrać tę wersję regulaminu, umowę powierzenia oraz informacje o prywatności. Rejestrujący oświadcza, że działa w celach związanych z działalnością i jest uprawniony do reprezentowania klienta. Oświadczenie nie stanowi zrzeczenia się praw ustawowych.

Umowa próbna zostaje zawarta po skutecznym utworzeniu konta, przy akceptacji aktualnego regulaminu; dostęp wymaga potwierdzenia e-mail. Okres próbny wynosi 14 dni od rejestracji. Próba nie przechodzi automatycznie w płatny abonament. Płatna usługa wymaga oddzielnego zamówienia określającego moduły, cenę netto i VAT, walutę, okres, limity, zasady płatności i ewentualnego odnowienia. Samo posiadanie konta nie upoważnia do obciążenia karty ani wystawiania opłat za niezamówione okresy.

Okres próbny i plan Free są odrębnymi sposobami dostępu. Bezpłatny plan obejmuje tylko wskazane dla niego funkcje i limity; nie daje bezterminowego dostępu do wszystkich funkcji udostępnionych w próbie. Zakres dostępny po zakończeniu próby zależy od planów rzeczywiście aktywnych dla firmy. Bez odrębnego płatnego zamówienia nie powstaje zobowiązanie do zapłaty.

W obecnym zakresie przygotowanym do sprzedaży płatność następuje przelewem bankowym za potwierdzone zamówienie, a odnowienie wymaga kolejnego świadomego zamówienia. Nie uruchomiono pobierania płatności kartą ani automatycznych obciążeń Stripe. Wystawienie proformy lub pokazanie terminu płatności nie potwierdza otrzymania pieniędzy ani aktywacji płatnego dostępu. Ewentualne późniejsze wprowadzenie automatycznego odnowienia wymaga odrębnego ujawnienia ceny, okresu i sposobu wyłączenia oraz wyraźnego wyboru klienta; nie wynika z akceptacji tego regulaminu.

Wersja umowy i zamówienia jest przypisana do klienta. Nowa publikacja regulaminu nie zmienia wstecz zawartej umowy. Zmiany istotne wymagają uprzedniej informacji na trwałym nośniku, wskazania przyczyny, daty i praw klienta, a gdy jest to wymagane - jego zgody. Zmiana ceny nie działa wstecz; co do zasady dotyczy kolejnego zamawianego okresu.

3. Korzystanie z usługi

Wymagane są dostęp do internetu, aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, niezbędne cookies sesyjne i dostępny adres e-mail. Klient odpowiada za upoważnienia swoich użytkowników, legalność wprowadzanych treści i ochronę swoich urządzeń. Nie wolno obchodzić zabezpieczeń, uzyskiwać danych innego klienta, przesyłać złośliwych plików lub używać usługi w celach bezprawnych. KMW odpowiada za środki ochrony pozostające pod jej kontrolą.

KMW udziela niewyłącznego, nieprzenoszalnego prawa dostępu do zamówionych modułów na czas umowy. Prawa do danych klienta nie przechodzą na KMW. Licencje otwartych komponentów zachowują swoje zastosowanie; niniejszy regulamin nie ogranicza praw przyznanych przez te licencje.

Korzystanie z usługi wiąże się w szczególności z ryzykiem phishingu i przejęcia poświadczeń, złośliwych lub błędnych załączników, utraty łączności, błędu przeglądarki albo integracji, nieuprawnionego działania użytkownika oraz nieprawidłowego wyniku automatycznego. Klient zabezpiecza urządzenia, weryfikuje adres serwisu i nietypowe prośby o dostęp oraz zgłasza podejrzenie przejęcia konta. Usługa zapisuje na urządzeniu niezbędne cookies i dane przeglądarki opisane w dokumencie „Cookies i pamięć przeglądarki”; ich usunięcie może wylogować użytkownika, przerwać operację albo przywrócić ustawienia domyślne.

4. Wyniki, dokumenty i integracje

Meranti jest narzędziem pomocniczym, a nie księgowym, doradcą podatkowym lub prawnym, spedytorem, przewoźnikiem, nawigacją dla kierowcy, operatorem KSeF ani gwarantem doręczenia wiadomości. Klient przed zatwierdzeniem, wysyłką lub wykorzystaniem wyniku samodzielnie sprawdza dane wejściowe, kwoty, odbiorców, stawki i skutki podatkowe, daty, uprawnienia, trasę, aktualne ograniczenia oraz wymagane dokumenty. KMW nie gwarantuje wyniku gospodarczego, zapłaty przez kontrahenta, skuteczności windykacji, przyjęcia dokumentu przez organ lub dotarcia wiadomości do odbiorcy.

Obliczenia tras, czasu, opłat i kosztów są szacunkami według dostępnych źródeł i chwili obliczenia. Nie służą do prowadzenia pojazdu, zarządzania bezpieczeństwem ruchu ani podejmowania decyzji wymagających bieżącej informacji drogowej. Kierowca, przewoźnik i klient stosują znaki, przepisy, ograniczenia, zezwolenia i profesjonalną nawigację właściwą dla pojazdu.

Funkcje AI mogą błędnie odczytać, pominąć lub dopisać treść. Wynik AI zawsze jest projektem wymagającym kontroli uprawnionego użytkownika; nie wolno na jego podstawie automatycznie wysyłać dokumentu, dokonać płatności, zaksięgować zdarzenia, przyjąć zlecenia ani przekazać danych bez sprawdzenia. Klient nie wprowadza danych, których nie ma prawa przekazać wybranemu dostawcy AI.

Połączenie HERE, KSeF, poczty, banku, OpenAI, Google lub innej integracji wymaga odpowiednich uprawnień i podlega również warunkom oraz dostępności jej dostawcy. Przycisk przygotowania albo wysyłki nie jest dowodem doręczenia lub przyjęcia. Dla KSeF rozstrzygające są status urzędowy i UPO. Klient utrzymuje procedurę zastępczą wymaganą dla swojej działalności i nie może zakładać nieprzerwanej dostępności integracji.

5. Obsługa błędów i reklamacje

Zgłoszenia pomocy, uwag i reklamacji oraz sprawy ogólne, umowne i dotyczące prywatności można przesłać przez formularz kontaktowy: https://meranticloud.pl/#contact-form. Adres e-mail usługodawcy podano w punkcie 1. Należy podać konto/firmę, opis, czas zdarzenia i oczekiwane rozwiązanie; nie należy przesyłać haseł, tokenów ani zbędnych danych osób. W relacji z profesjonalnym przedsiębiorcą KMW odpowiada bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 14 dni kalendarzowych; jest to cel obsługi, a nie gwarancja usunięcia usterki ani dorozumianego uznania reklamacji. Jeżeli klientowi przysługuje ustawowa ochrona wymagająca odpowiedzi w 14 dni, KMW stosuje ten termin i ustawowy skutek jego niedochowania. Incydenty bezpieczeństwa są obsługiwane bez zbędnej zwłoki.

Strony współpracują przy ustaleniu przyczyny, ograniczeniu szkody i odtworzeniu prawidłowego stanu. Reklamacja nie pozbawia ustawowych roszczeń. Gwarantowany procent dostępności, termin usunięcia awarii, RPO lub RTO obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy został wyraźnie uzgodniony w zamówieniu lub SLA. Brak takiego SLA nie zwalnia KMW z należytej staranności.

6. Odpowiedzialność w profesjonalnym B2B

W najszerszym zakresie dozwolonym prawem KMW odpowiada wyłącznie za rzeczywistą, bezpośrednią i udowodnioną szkodę pozostającą w normalnym związku przyczynowym z zawinionym naruszeniem umowy przez KMW. Wyłącza się odpowiedzialność za utracone korzyści, utratę przychodu, kontraktu, klienta, finansowania, oszczędności, reputacji lub możliwości gospodarczej, przestój, roszczenia kontrahentów klienta, kary administracyjne i umowne klienta, koszt odtworzenia danych dostępnych z własnego archiwum oraz szkody wynikłe z użycia niezweryfikowanego wyniku, błędnych danych wejściowych, polecenia klienta lub braku wymaganej procedury zastępczej.

Łączna odpowiedzialność KMW z wszystkich podstaw prawnych za wszystkie powiązane i niepowiązane zdarzenia w każdym kolejnym 12-miesięcznym okresie umowy nie przekracza 100% opłat netto faktycznie zapłaconych KMW za moduł bezpośrednio dotknięty zdarzeniem w ciągu 3 miesięcy poprzedzających pierwsze zdarzenie. W okresie próbnym i w zakresie funkcji bezpłatnych limit wynosi 0 PLN. Zwrot nienależnie pobranej ceny nie jest odszkodowaniem i nie pomniejsza limitu. Jeżeli właściwy sąd uzna tak określony limit za bezskuteczny tylko w części, stosuje się go w najszerszym prawnie dopuszczalnym zakresie; nie rozszerza to odpowiedzialności poza zakres, którego nie można skutecznie ograniczyć.

KMW nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność lub zmianę usługi zewnętrznej, łącza klienta, urządzenia klienta, błędną konfigurację lub działanie osoby, za którą KMW nie odpowiada, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo stanowi inaczej. Klient ma obowiązek niezwłocznie ograniczać szkodę, zachować dowody i poinformować KMW; KMW nie odpowiada za część szkody, której można było rozsądnie uniknąć.

Powyższe wyłączenia i limity nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie przez KMW, szkody na osobie ani odpowiedzialności, której ograniczenie jest wyraźnie zakazane przez bezwzględnie obowiązujące prawo. Nie ograniczają praw osób trzecich ani kompetencji organów. Odpowiedzialność wobec osób, których dane dotyczą, i organów wynika z RODO; rozliczenia pomiędzy stronami stosuje się wyłącznie w zakresie, w jakim prawo pozwala je umownie ograniczyć. Punktu 6 nie stosuje się wobec klienta chronionego w zakresie wskazanym w punkcie 8.

Jeżeli bezprawne dane, instrukcja, konfiguracja, brak uprawnienia albo naruszenie regulaminu przez klienta spowodują uzasadnione roszczenie osoby trzeciej wobec KMW, klient zwraca KMW rozsądne i udokumentowane koszty obrony oraz należne świadczenie wyłącznie w części wynikającej z zawinionego działania lub zaniechania klienta. Obowiązek nie obejmuje części spowodowanej naruszeniem umowy, prawa albo winą KMW. KMW informuje klienta bez zbędnej zwłoki, umożliwia udział w obronie i nie zawiera ugody obciążającej klienta bez jego zgody.

7. Zakończenie, zawieszenie, eksport i przeniesienie

Klient może zakończyć próbę bez opłaty. Płatną usługę można wypowiedzieć ze skutkiem określonym w zamówieniu. W relacji z profesjonalnym przedsiębiorcą KMW może wypowiedzieć umowę bez podania przyczyny z 30-dniowym wyprzedzeniem i zwraca niewykorzystaną przedpłatę za okres po zakończeniu. Wobec klienta chronionego wypowiedzenie przez KMW następuje tylko na uczciwych, wcześniej ujawnionych zasadach i z ważnej przyczyny, jeżeli wymagają tego bezwzględnie obowiązujące przepisy. KMW może natychmiast zawiesić całość lub część dostępu w zakresie koniecznym dla bezpieczeństwa, ochrony innych klientów, wykonania prawa, braku płatności po dodatkowym terminie albo powstrzymania istotnego naruszenia. Zawieszenie nie usuwa obowiązku zapłaty za okres, w którym usługa pozostawała gotowa do świadczenia przed zawieszeniem.

Przy powyższym wypowiedzeniu przez KMW 30-dniowy termin oznacza dni kalendarzowe. Zawiadomienie jest kierowane na adres e-mail wskazany przy rejestracji albo później potwierdzony jako adres kontaktu umownego; sam zapis wysłania nie zastępuje możliwości zapoznania się z oświadczeniem. Zwrot wynosi faktycznie zapłaconą kwotę abonamentu po rabatach pomnożoną przez liczbę niewykorzystanych dni kalendarzowych i podzieloną przez wszystkie dni kalendarzowe opłaconego okresu. Niewykorzystany okres zaczyna się w dniu następującym po zakończeniu usługi; pełne przyszłe opłacone okresy są zwracane w całości. Stosuje się rzeczywistą długość okresu, w tym 365 lub 366 dni w odpowiednim roku, a nie umowne 360 dni.

KMW dokonuje należnego zwrotu w ciągu 14 dni kalendarzowych od zakończenia usługi, bez prowizji i bez przeliczenia wykorzystanej części rocznej subskrypcji na droższy cennik miesięczny, z właściwym dokumentem korygującym i rozliczeniem VAT. Zwrot ceny, w tym niewykorzystanej przedpłaty, nie jest odszkodowaniem, nie podlega limitowi z punktu 6 i go nie pomniejsza. Odrębnie zamówiona i już wykonana usługa jednorazowa nie jest niewykorzystaną częścią abonamentu; zachowuje własne ustawowe i umowne podstawy rozliczenia.

Na żądanie klienta KMW zapewnia eksport jego danych operacyjnych i plików oraz dostępnych metadanych potrzebnych do korzystania z nich, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Nie obejmuje to sekretów innych klientów, kodu źródłowego KMW ani chronionych materiałów osób trzecich, których ujawnienie nie jest prawnie wymagane. Dokumentacja eksportu opisuje kategorie, formaty i wyłączenia; konkretne ograniczenia muszą być ujawnione przed zawarciem umowy.

Eksport zbiorczy i wykonanie żądania usunięcia mogą wymagać kontrolowanej procedury obsługi, weryfikacji osoby uprawnionej oraz uzgodnienia bezpiecznego sposobu przekazania. Dostępny w interfejsie eksport pojedynczego rejestru albo dokumentu nie zastępuje realizacji żądania dotyczącego całego należnego zakresu. Regulamin nie obiecuje automatycznego eksportu całej firmy ani natychmiastowego automatycznego usunięcia wszystkich kopii; nie ogranicza to obowiązków i terminów wynikających z DPA i właściwego prawa.

Jeżeli stosuje się rozdział VI Data Act, okres wypowiedzenia w celu zmiany dostawcy nie przekroczy 2 miesięcy, a okres przejściowy zasadniczo 30 dni kalendarzowych po tym okresie. Odstępstwa z powodu technicznej niewykonalności lub na żądanie klienta stosuje się wyłącznie w granicach i trybie rozporządzenia. Po przejściu klient ma co najmniej 30 dni na odbiór danych. KMW nie pobiera opłaty za standardowy eksport ani operacje niezbędne do zmiany dostawcy; odrębna dodatkowa usługa wymaga wyraźnego zamówienia i nie może obchodzić zakazu opłat.

Po zakończeniu i upływie terminu odbioru KMW usuwa lub zwraca dane zgodnie z DPA, z wyjątkiem danych przechowywanych na obowiązującej podstawie prawnej. Usunięcie z rotujących kopii następuje według ujawnionego harmonogramu; nie oznacza dowolnego dalszego używania danych.

8. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

Gdy umowa jest bezpośrednio związana z działalnością osoby fizycznej, lecz nie ma dla niej charakteru zawodowego w rozumieniu właściwych przepisów, zachowuje ona ochronę wynikającą w szczególności z art. 385(5) Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta. NIP, wybór konta firmowego i oświadczenie o celu gospodarczym nie znoszą tej ochrony.

W takim przypadku nie stosuje się punktu 6 o limicie i utraconych korzyściach. Obowiązują ustawowe zasady zgodności usługi cyfrowej, aktualizacji, doprowadzenia do zgodności, obniżenia ceny i odstąpienia, jeżeli mają zastosowanie. Uprawniony klient może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni, wysyłając jednoznaczne oświadczenie na podany e-mail lub adres pocztowy. Formularz nie jest wymagany; wystarczy wysłać oświadczenie przed upływem terminu. KMW zwraca należne płatności w terminie ustawowym.

Uruchomienie darmowej próby nie jest zgodą na utratę prawa odstąpienia. Rozpoczęcie płatnej usługi przed upływem terminu odstąpienia wymaga odrębnego wyraźnego żądania i właściwej informacji. Nie stosuje się automatycznie wyjątku dotyczącego pobrania pliku do ciągłej usługi SaaS.

9. Prawo i spory

Stosuje się prawo polskie. W sporach z profesjonalnym przedsiębiorcą sąd powszechny właściwy dla siedziby KMW jest wyłącznie właściwy tylko wtedy, gdy strony uzgodniły to w formie wymaganej przez art. 46 Kodeksu postępowania cywilnego, w szczególności w podpisanym zamówieniu. W pozostałych przypadkach właściwość określają przepisy ogólne. Uzgodnienie nie dotyczy klienta chronionego ani właściwości wyłącznej wynikającej z ustawy. Strony mogą podjąć dobrowolne rozmowy ugodowe; rozmowy nie wstrzymują terminów ustawowych.

10. Pierwszeństwo i częściowa bezskuteczność

Zamówienie określa plan, cenę, limity i okres, a DPA ma pierwszeństwo w sprawach powierzenia danych osobowych. Odstępstwo od limitu odpowiedzialności, SLA lub właściwości sądu wymaga wyraźnego uzgodnienia przez osoby uprawnione w formie właściwej dla danego postanowienia. Nieważność albo bezskuteczność jednego postanowienia nie narusza pozostałych; w jego miejsce stosuje się przepis prawa i najbliższy zgodny z prawem cel gospodarczy, bez rozszerzania obowiązków KMW ponad zakres bezwzględnie wymagany.